5 CONSEJOS PRÁCTICOS PARA GESTIONAR TU INFORMACIÓN

Es probable que el volumen de información y de actividades profesionales que gestionas siga creciendo día tras día. Este hecho todavía no ha empezado a cambiar, ya que los entornos laborales son más complejos y dinámicos que hace unos años. Por este motivo, te recomiendo que utilices alguna herramienta que te ayude a organizar tus actividades profesionales para que las puedas planificar, organizar, definir y controlar.
Hoy en día, ya no es suficiente el calendario del Outlook o del Google Calendar, ni sus herramientas de gestión de tareas, ya que estas herramientas no te permiten hacer el seguimiento de actividades de una cierta complejidad.
La accesibilidad de Internet, las redes sociales y los dispositivos móviles son algunos de los elementos que han producido esta eclosión de la información. Esto nos ha llevado a una infoxicación, ya que existe mucha más información de la que podemos procesar y digerir.
Ante este entorno profesional tan complejo y abrumador, te voy a dar 5 prácticos consejos que te ayudarán a no ahogarte en el mar de la información que podemos encontrar en Google, las redes sociales, la prensa salmón, las revistas especializadas y demás lecturas interesantes que vamos encontrando por la red, y que a veces nos desvían del foco de atención de nuestro trabajo diario:
  1. Subscríbete únicamente a aquellos periódicos, blogs y revistas que te aporten algo diferencial, ya sea porque son de tu sector o porque te permiten estar al día de las últimas tendencias y novedades.
  2. Sigue o hazte amigo en las redes sociales de aquellas personas que publican noticias y artículos de tu interés profesional o personal. No aceptes amistades, ni sigas a gente simplemente porque ellos también te han seguido, ya que, de esta manera, tendrás la bandeja de entrada de cada plataforma o red social llena de información que seguramente no te interesa demasiado y tendrás que invertir una buena cantidad de tiempo en filtrar la información que realmente te aporta un valor diferencial.
  3. Dedica un tiempo limitado al día o a la semana para documentarte y formarte. 30 o 40 minutos de lectura al día es una buena cantidad de tiempo para dedicarte a leer de artículos, noticias, etc, relacionadas con tu actividad profesional.
  4. Dedica una franja horaria determinada para la lectura dedicada a la formación. Interrumpir tu trabajo con noticias, artículos, tweets… te hace ser más ineficiente. Yo te recomiendo que selecciones una franja de tu agenda y la bloquees, igual que te reservas en tu agenda el tiempo de una reunión o una visita con un cliente. De esta manera, estarás más centrado en tu trabajo y dedicaras tu atención plena a la actividad que tengas que hacer en cada momento. Tampoco te recomiendo que dediques la franja de tu horario en la que eres más productivo y más concentrado estás. La lectura formativa puede ser un buen complemento cuando tienes franjas de tiempo pequeñas de 10 o 15 minutos y sueltas, entre una actividad y otra.
  5. Utiliza alguna herramienta que te ayude a organizar y estructurar la información que te ha aportado algo valioso y que te gustaría tener accesible y bien ordenada. Pocket es una cómoda herramienta que te permite guardar y clasificar las páginas web, por ejemplo.
Así pues, hemos pasado del paradigma donde el recurso escaso era la información, al paradigma donde el recurso escaso es la atención y la capacidad de discriminar, organizar y archivar la información relevante para nuestras vidas. Por todo ello las personas necesitamos cada vez más, un método que nos ayude a organizar la información de forma eficiente y sostenible. Y no todo el mundo lo tiene. Alguno de vosotros ha tendido que duplicar algún documento, porque después de buscarlo durante unos cuantos minutos, ¿ha sido incapaz de encontrarlo? ¿Os enviáis la información relevante por mail, para tenerla accesible y no perderle la pista en la jungla de las carpetas?
Esta dificultad para organizar nuestra información condiciona nuestra vida personal y profesional. Algunos de los aspectos en los que podemos encontrar más dificultades para organizar nuestra información y nuestras actividades pueden ser:
  1. Gestión y coordinación de la documentación en equipos de trabajo o en departamentos. A las empresas les está costando pasar a la gestión digital y abandonar la gestión en papel. Esto es debido tanto a la falta de método como a la falta de la herramienta adecuada. En la tecnología papel, aunque no nos demos cuenta, no sólo gestionamos el documento sinó que, a través de bandejas de archivado, pilas de papeles, carpetas de colores o de códigos, gestionamos en realidad el proceso y la meta información del documento. El paradigma del sistema de ficheros no facilita el seguimiento ni la gestión de la meta información que hace que los procesos fluyan entre los grupos de trabajo o departamentos. Esta es una de las principales dificultades del paso al paradigma digital, sobretodo en pequeñas y medianas empresas.
  1. Carrera profesional.Controlar y organizar la documentación y las actividades, son acciones muy importantes en un entorno laboral cada vez más exigente. La gran cantidad y variedad de información, así como en la dificultad de realizar el seguimiento de todas nuestras actividades, puede provocar una dispersión y dificultad para saber dónde tenemos nuestra información y para seguir adecuadamente nuestras actividades.
  1. Formación. Controlar y organizar la documentación y las actividades, son acciones muy importantes en un entorno laboral cada vez más exigente. La gran cantidad y variedad de información, así como en la dificultad de realizar el seguimiento de todas nuestras actividades, puede provocar una dispersión y dificultad para saber dónde tenemos nuestra información y para seguir adecuadamente nuestras actividades.
  1. Trámites vitales. Existe una progresiva sustitución de documentos en papel por documentos digitales, como por ejemplo: informes médicos, facturas, acreditaciones de formaciones, etc, que se deben guardar y organizar correctamente, para tenerlos accesibles cuando los necesitemos.
  1. Ocio: El deporte, las actividades culturales, los viajes y las escapadas, también forman parte de nuestro día a día. Organizar el ocio también puede ser una tarea difícil: hoteles o restaurantes que nos han gustado y que nos gustaría recomendar o volver a repetir alguna vez, coleccionar revistas, artículos del The New York Times, por ejemplo.
Así pues, ya ves que, con ser ordenado y disciplinado, cualidades muy valiosas e indispensables en la mayoría de cargos de responsabilidad, ya no es suficiente. El volumen tan enorme de información y de actividades que hay que gestionar en el día a día, hace que sea imprescindible utilizar herramientas que nos ayuden a planificar, organizar y seguir las actividades profesionales.
¿Quieres recomendarnos alguna herramienta que estés utilizando y que te está ayudando a gestionar tus actividades? ¿Tienes una metodología de trabajo que quieras compartir con nosotros?
By | 2017-03-25T11:05:28+00:00 Febrero 14th, 2017|Productividad|2 Comments

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2 Comments

  1. blanca jimenez 20/02/2017 at 11:42 - Reply

    Hola, me ha parecido muy interesante el artículo, organizamos ,seleccionar y ordenar la información es fundamental hoy en día.
    Para mi es una tarea pendiente lo que comentas de dedicar una franja horaria determinada para la lectura de la formación, con tanta información al alcance no me organizo bien , me distraigo y pierdo mucho tiempo. Voy a probar vuestro programa a ver si puedo organizarme mejor, muchas gracias!

    • Elena Enfedaque 20/02/2017 at 11:55 - Reply

      Blanca,
      Muchas gracias por tu comentario. Organizar de manera óptima el tiempo del que disponemos es complicado y dedicar una franja de tiempo te ayudará a centrarte exclusivamente en aquellas actividades prioritarias. Por eso Facetz, es un software que te puede ayudar a organizar y planificar mejor tus actividades profesionales.

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